Вътрешни правила на Екстрапак АД за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения

Раздел I. Общи разпоредби
Чл. 1. (1) Настоящите Вътрешни Правила обхващат реда и условията за подаване и разглеждане на сигнали, както и условията, реда и мерките за защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес и правото на Европейския съюз в съответствие с Директива (ЕС) 2019/1937 относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на ЕС и в съответствие със Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (наричан по-долу “Закон/а”).
(2) Настоящите Вътрешни Правила са разработени на основание чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона.
(3) Настоящите Вътрешни Правила имат за цел да осигурят защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг Работен контекст.
(4) Вътрешните Правила уреждат процеса на получаване, анализиране и обработка на сигнали за нарушения, включващи в обхвата си измами, пране на пари, подкуп, корупция, нелоялни практики, търговия с вътрешна информация и други неправомерни действия, неморално или неетично поведение.
(5) Всички сигнали, които отговарят на изискванията на Закона и настоящите вътрешни Правила, се разглеждат от отговорен служител и формират основата, на която Дружеството предприема Последващи действия за отстраняване на констатираните нарушения.
(6) Всеки сигнал следва да бъде разгледан в съответствие със законовите изисквания за поверителност, за да се защити самоличността на подателя на сигнала.

Раздел II. Определения
Чл. 2. В настоящите вътрешни Правила се използват следните термини със следните определения:
    • „Нарушения“ са действия или бездействия, които са:
        ◦ незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от Закона, или
        ◦ противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от Закона.
    • „Работодател“ е всяко физическо лице, юридическо лице или негово поделение, както и всяко друго организационно и икономически обособено образувание, което самостоятелно наема работници или служители по трудово и служебно правоотношение, включително за извършване на надомна работа и работа от разстояние и за изпращане за изпълнение на работа в предприятие - ползвател.
    • „Информация за нарушение“ е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални Нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на Нарушения.
    • „Работен контекст“ са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават Информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на Ответни действия, ако подадат такава информация.
    • „Засегнато лице“ е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.
    • „Ответни действия“ са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в Работен контекст, предизвикано е от вътрешно или Външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи лице по чл. 3, ал. 1.
    • „Последващи действия“ са всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.
    • „Достатъчно данни“ са данни, от които може да се направи основателно предположение за извършено нарушение, което попада в приложното поле на този закон.
    • „Вътрешно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на Информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.
    • „Външно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на Информация за нарушения на компетентните органи.
    • „Траен носител“ е всеки носител на информация, даващ възможност на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи Информация за нарушения или на Комисията за защита на личните данни да съхранява информация, който позволява лесното и използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.
    • „Маловажен случай“ е налице, когато извършеното нарушение разкрива явно незначителна степен на опасност с оглед на липсата или незначителността на вредните последици.

Раздел III. Вътрешно подаване на сигнали
Чл. 3. (1) Настоящите Правила се прилагат за физическо лице, подаващо сигнал за Нарушение, станало му известно в качеството му на:
а) работник по смисъла на член 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително работник, служител или друго лице, което полага наемен труд за Дружеството, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
б) лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
в) доброволец, платен или неплатен и стажант;
г) съдружници в Дружеството и управители на Дружеството;
д) всички лица контрагенти на Дружеството, включително служители на партньори, изпълнители, подизпълнители, клиенти или доставчици на услуги;
е) лице, чието трудово правоотношение с Дружеството предстои да започне в случаи, в които информацията относно Нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
ж) работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудовото правоотношение с Дружеството, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
(2) Лицата по ал. 1, които придобиват данни и информация в професионален контекст за възможни действия, извършени от лица, имащи професионални отношения с Дружеството, в хода на извършваната от тях дейност или оказващи влияние върху нея, имат право на защита при подаване на сигнала, доколкото имат основателна причина да считат, че информацията е вярна към момента на подаване на сигнала, тази информация попада в обхвата на чл. 3 от Закона, а сигналът за нарушението е подаден при условията на настоящите Правила и Закона.
(3) Самоличността на сигнализиращото лице не може да бъде разкривана на никого извън отговорния служител, компетентен да получава и обработва сигналите за Нарушения без изричното съгласие на това лице. Това се отнася и за всяка друга информация, от която може да се установи самоличността на сигнализиращото лице.
(4) Изключения от забраната по ал. 3 се допуска в случай, че това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от нормативен акт в контекста на разследвания на националните органи, включително с оглед защитата на правата на Засегнатото лице.
Чл. 4. (1) Дружеството определя с вътрешен акт на управителния орган служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по настоящите Вътрешни Правила.
(2) Определеният служител по ал. 1 може да бъде заменян при необходимост по същия ред, по който е определен.
(3) Определеният служител по ал. 1 трябва да е независим в дейността си от останалите служители в Дружеството, с цел избягване на ситуации, в които може да възникне конфликт на интереси и гарантиране поверителността на самоличността на сигнализиращите лица.
Чл. 5. (1) С настоящите Правила се създава електронна поща: whistleblowing [аt] bags.bg, като вътрешен канал за подаване на сигнали за Нарушения.
(2) Сигнали могат да се подават и по следните начини:
а) Писмено на хартиен носител - на адреса за кореспонденция на Дружеството в град Велико Търново, п.к. 5000, ул. “Козлуджа” № 1А;
б) Устно - по телефон на служителя, отговарящ за разглеждане на сигналите по тези Вътрешни Правила или чрез други системи за гласови съобщения;
в) Чрез лична среща – по искане на сигнализиращото лице чрез лична среща, уговорена между страните в подходящ за тях срок.
Чл. 6. (1) Подадени анонимни сигнали не подлежат на разглеждане по реда на настоящите Правила. За сигналите, подадени от лица, с които не може да се осъществи контакт, се прилага чл. 8, ал. 5.
(2) Не се разглеждат сигнали, отнасящи се до Нарушения, извършени преди повече от 2 (две) години или такива, които не попадат в обхвата на Закона.
(3) Всички вътрешни канали дават възможност за съхранение на записана на Траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.
(4) Вътрешните канали за докладване се управляват от служителя, отговорен за разглеждането на сигнали, който следва да гарантира поверителността на самоличността на сигнализиращото лице и всяко трето лице, подало сигнал и ограничава достъпа до нея от неупълномощени служители.
(5) Лицата, които анонимно са подали сигнал не по реда на Закона или публично, но анонимно, са оповестили Информация за нарушения, като впоследствие са били идентифицирани и са станали обект на Ответни действия, имат право на защита, когато са налице условията по чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от Закона.
Чл. 7. (1) Сигнали се подават чрез попълване на формуляр по образец, който може да бъде намерен на официалния сайт на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) https://www.cpdp.bg/index.php?p=sub_rubric&aid=282 и следва да съдържа най-малко следните данни:
а) трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
б) имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
в) конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
г) дата на подаване на сигнала;
д) подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
(2) В случай, че сигнализиращото лице не използва формуляра по образец, то следва да посочи данните по ал. 1 по друг подходящ начин. В този случай служителят, отговорен за разглеждането на сигнали, въвежда информацията от сигнала в утвърдения формуляр.
(3) Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляра по ал. 1 от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна и отбелязва неговото съгласие или отказ на съответното място във формуляра.
(4) Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

Раздел IV. Работа със сигналите. Вътрешна проверка
Чл. 8. (1) Лицето, отговарящо за получаване и разглеждане на сигнали в Дружеството, регистрира получения сигнал в КЗЛД с цел получаване на УИН, като въвежда следните данни:
а) наименование и ЕИК на Дружеството;
б) идентификационни данни на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала;
в) предмет на сигнала;
г) начин на получаване на сигнала (писмено или устно).
(2) При постъпване на сигнал служителят му дава уникален входящ номер от информационната система за документооборот на Дружеството.
(3) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, потвърждава получаването на сигнала в рамките на 7 (седем) дни от получаването му, като изпраща писмено потвърждение на електронния адрес или адреса за кореспонденция, посочен в сигнала.
(4) С потвърждението до сигнализиращото лице се изпраща и УИН на неговия сигнал и собствен входящ номер от информационната система за документооборот на Дружеството съгласно ал. 1 и 2 по-горе.
(5) Ако сигналът не отговаря на изискванията по чл. 7, ал. 1, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение (доколкото има възможност да се осъществи контакт с подателя) за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице. Когато по обективни причини не може да се осъществи контакт със сигнализиращото лице, разглеждането на сигнала се преустановява.
Чл. 9. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, е длъжен да:
а) гарантира, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и да предприеме нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
б) поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица;
в) предостави обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока по чл. 8, ал. 3;
г) предостави на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за Външно подаване на сигнали към компетентния централен орган Комисия за защита на личните данни, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
д) предостави възможност на Засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
е) предостави на Засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предостави възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице.
Чл. 10. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, проверява в рамките на компетентността си неговата достоверност, като ако съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, го връща с указание към подателя за поправка на твърденията и предупреждение за отговорността, която той носи по чл. 286 от Наказателния кодекс за набеждаване.
Чл. 11. (1) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, може да изисква допълнителна информация от сигнализиращото лице и от трети лица, за изясняване на фактическата обстановка по подадения сигнал.
(2) В хода на проверката се изслушва и/или се събират писмени обяснения и от лицето, срещу което е подаден сигналът и се събират допълнителни доказателства, в случай че желае да представи такива.

Раздел V. Последващи действия по подадения сигнал
Чл. 12. (1) Ако изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени в резултат на извършената проверка и въз основа на събраните и оценени доказателства, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали:
а) организира предприемането на Последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или отдели на Дружеството;
б) предлага на Дружеството да предприеме конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
в) насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
г) препраща сигнала на органа за Външно подаване на сигнали КЗЛД при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително;
(2) В случай че сигналът е подаден срещу Дружеството в качеството му на Работодател, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за Външно подаване на сигнали.
Чл. 13. В резултат на проведената проверка служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на сигнализиращото лице и на Засегнатото лице при спазване на задължението за поверителност.

Раздел VI. Прекратяване на проверката
Чл. 14. (1) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, може да прекрати проверката в случай че:
а) установи, че докладваното нарушение е Маловажен случай и не изисква по-нататъшни Последващи действия;
б) при повтарящи се сигнали не се съдържа нова информация във връзка с вече прекратена проверка за нарушение, освен ако нови обстоятелства и факти не налагат предприемане на Последващи действия;
в) когато се установят данни за извършено престъпление. В този случай сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
(2) За решението за прекратяване и мотивите към него се уведомява сигнализиращото лице.
(3) В случаите, когато проверката е прекратена на основание ал. 1, т. 1 и т. 2, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до централния орган за Външно подаване на сигнали - КЗЛД.

Раздел VII. Препращане на подадения сигнал
Чл. 15. (1) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, в 7-дневен срок препраща към КЗЛД сигнал, за който се установи, че:
а) е получен при Работодател от частния сектор, който не се явява задължен субект по смисъла на закона и не е длъжен да изгради и поддържа канал за Вътрешно подаване на сигнали;
б) съобщава за Нарушения, извършени от лица, заемащи висши публични длъжности по чл. 6 от Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество, с цел последващо препращане към Комисията за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество;
в) се отнася до дейността на друг задължен субект по чл. 12, ал. 1 от Закона, без той конкретно да е упоменат в сигнала;
г) е налице необходимост от предприемане на действия от страна на КЗЛД.
(2) При препращането по ал. 1 отговорният служител изпраща на КЗЛД цялата първоначална и/или впоследствие събрана документация към него, без да заличава данни, като уведомява за това и сигнализиращото лице.

Раздел VIII. Регистър на сигналите
Чл. 16. (1) Подадените сигнали се вписват от отговорното лице в регистър на сигналите за Нарушения, създаден по настоящите Правила, който не е публичен и включва следната информация:
а) лицето, което е приело сигнала;
б) датата на подаване на сигнала;
в) Засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
г) обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
д) връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;
е) информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;
ж) предприетите Последващи действия;
з) резултатите от проверката по сигнала;
и) периода на съхраняване на сигнала;
й) собственият входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер;
к) уникалният идентификационен номер /УИН/, предоставен от КЗЛД.
(2) В случай че в сигнала липсва информация по някой от реквизитите на формуляра, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено уведомява сигнализиращото лице за необходимостта в 7-дневен срок да предостави допълнителни сведения с цел попълване на липсващата информация, като дава указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. В този случай допълването в регистъра се извършва незабавно след постъпване на допълнително предоставената информация.
(3) Вписването на обстоятелствата по ал. 1, които не са известни към датата на подаване на сигнала, и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания по преценка на отговорния служител, се извършва поетапно съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала.
(4) При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала.
(5) Регистърът се води и поддържа на Траен носител по смисъла на § 1, т. 18 от допълнителните разпоредби на Закона от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали. Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност. Информацията от регистъра се съхранява по начин, позволяващ възпроизвеждането и без загуба на данни.

Раздел IХ. Обработване на лични данни
Чл. 17. (1) Всяко обработване на лични данни, извършено съгласно настоящите Правила, включително обмен или предаване на лични данни, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и националното законодателство и вътрешни политики на Дружеството.
(2) Лични данни, които не са необходими за провеждане на проверка по даден сигнал не подлежат на обработка и се изтриват своевременно.

Раздел Х. Съхранение на сигналите
Чл. 18. Дружеството съхранява получените сигнали за Нарушения, приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им за срок от 5 (пет) години след приключване на разглеждането на сигнала от него, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.
Чл. 19. Дружеството предоставя на Комисията за защита на личните данни до 31 януари статическа информация за предходната година относно броя на постъпилите при тях сигнали, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях.

Раздел ХI. Външно подаване на сигнали
Чл. 20. (1) Централен орган за Външно подаване на сигнали и за защита на лицата, на които такава защита се предоставя по смисъла на този закон, е Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).
(2) С оглед възможността за бързо предотвратяване на нарушение или отстраняване на последиците от такова нарушение сигналът следва да се подава приоритетно чрез канал за Вътрешно подаване на сигнали (Глава трета от настоящите Правила).
(3) В случай че за сигнализиращото лице съществува риск от ответни, дискриминиращи го действия, както и че няма да бъдат предприети ефективни мерки за проверка на сигнала, сигналът може да бъде подаден чрез канал за Външно подаване по следните начини:
а) писмено:
- по имейл whistleblowing [аt] cpdp.bg ;
- по поща на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2;
б) устно – на място в КЗЛД на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2.
(4) Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи Информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране.
(5) Сигналът може да бъде подаден чрез канал за Вътрешно или Външно подаване на сигнал или и по двата начина.

Раздел ХII. Заключителни разпоредби
Чл. 21. Настоящите Правила не заменят съществуващите процедури за разглеждане на индивидуални жалби и сигнали на служители, в съответствие с вътрешните правила и други политики на Дружеството.
Чл. 22. В случай на несъответствие между гореспоменатите политики, разпоредбите на настоящите Правила за подаване на сигнали имат предимство, в случай, че сигнализиращите лица отговарят на условията за получаване на защита.
Чл. 23. (1) Служителят, отговорен за разглеждането на сигнали, запознава служителите в Дружеството с настоящите Правила.
(2) Правилата се публикуват на официалната интернет страница на Дружеството.
Чл. 24. Дружеството извършва преглед на настоящите Правила за подаване на сигнали и на практическото им приложение най-малко веднъж на 3 (три) години и при необходимост ги актуализира.
Чл. 25. Настоящите Правила за подаване на вътрешни сигнали са одобрени с Решение на Управителя на Дружеството на 14.12.2023 г. и влизат в сила от датата на тяхното одобрение.